Llevamos ya varios meses de home office donde estamos constantemente conectados no solo trabajando sino dando clases, seminarios, participando de talleres y charlas. En todo este tiempo estuve utilizando múltiples plataformas como Google Meet, Microsoft Teams, Skype y la muy utilizada Zoom.
En mi opinion, Zoom es la mas amigable para el usuario con funciones completas y de simple utilización. No tiene muchos secretos pero todavía luego de muchos meses sigo viendo errores en seminarios o talleres que tienen una solución muy simple.
He tenido innumerables reuniones, talleres, charlas y clases a través de Zoom y me gustaría compartir algunas recomendaciones a tener en cuenta para su mejor utilización. Estos son tips sencillos que todos podemos incorporar para tener la mayor seguridad y no tener mayores problemas especialmente durante talleres, charlas o seminarios públicos.
¿Cómo realizar charlas, seminarios o talleres efectivas por Zoom?
Deshabilitar la opción de compartir pantalla. Por seguridad si va a ser algún seminario o charla pública es mejor no dar la opción de compartir.
Poner como co anfitriones a todos los que van a presentar, de esta manera tienen la opción de compartir pantalla y habilitar micrófonos.
Deshabilitar la opción de anotación y de acceso a la pizarra, esto se debe hacer desde la web.
Poner que todos los participantes al entrar lo hagan con los micrófonos silenciados y elegir la opción que no puedan habilitar micrófono. Esto es muy útil al momento de tener mucha cantidad de personas. Si quieren hacer preguntas es bueno hacerlas a través del chat.
Al grabar, recuerda que se graba lo que ves en pantalla, entonces si quieres que se grabe al que habla tenerlo en modo speaker view. De otra manera sería galería, dónde se ven a todos los participantes.
Habilitar sala de espera. Esto te da un tiempo hasta que estén listos los disertantes o pulir problemas si los hubieran. Se pueden enviar mensajes a los participantes en la sala de espera.
Tips extras
Si haces por inscripción deja entrar solo a los que tengan el nombre y se hayan inscripto. Poner eso en la invitación.
Puedes compartir música mientras no comienza la reunión. Habilita el Spotify en tu computadora y en compartir avanzado puedes compartir solo el sonido. Así evitas ese silencio incomodo antes de comenzar y mientras se van uniendo los participantes.
Abajo de la lista de participantes tener varios iconos incluyendo un sí y un no que puede ser utilizado para votar, así como un pedido de descanso o si vas a salir por un momento.
Estas son algunas de las recomendaciones que utilice todos estos meses para llevar a cabo charlas y talleres eficientes, sin problema alguno. Lo importante es tener guardadas estas opciones en tu cuenta para no olvidarlas.